各相关归档单位：

为做好2025年度学校档案的立卷归档工作，请各单位参照《南开大学档案管理办法》（南发字[2024]46号），以“应归尽归”为原则，做好立卷归档工作。

一、归档范围

1．党政管理类档案：按年度归档；其中，通过OA系统报送的协同办公文件和已办结的请示报告，单独立卷归档；

2．教学类档案：包括学生成绩单、注册卡片、招生录取名册等；其中2025年度研究生学位档案参照《关于做好2020—2024年度研究生学位档案立卷和保管工作的通知》立卷；

3. 声像类档案：反映各单位重要活动、重要人物、重要会议、重要事件的照片（附人名和位置）、音视频及其配套的文字材料；

4. 科研类、基建类等其他应归档案。

二、归档流程

1.系统审核：登录南开大学档案管理系统，提交已立卷材料，由单位档案工作分管领导和档案馆审核，符合移交条件的，可办理移交。

2.档案移交：填写《档案移交目录表》一式两份，移交前联系档案馆收集指导科办理手续。

经学校批准，暂缓移交的业务档案，立卷部门应负责其保管利用工作。

三、时间要求

结合学校工作实际，各单位应在2026年12月底前完成2025年度文件材料的立卷归档；2025年以前产生的文件材料，可延迟至2027年5月底前完成立卷归档。

四、收集指导

为做好年度档案立卷归档工作，档案馆将继续通过南开大学档案工作微信群等方式对各业务环节提供收集指导服务。如有档案工作分管领导或兼职档案员变更情况，请相关单位及时填写《档案工作人员信息表》（附件1），并于9月20日前交至档案馆收集指导科（档案馆303室）。

五、培训会议

本年度线上业务培训会议将于9月23日上午9：30召开，培训内容涉及学校档案管理制度介绍、立卷归档业务指导、档案综合管理系统应用等。请各单位以“单位+参会人员姓名”方式在本OA中反馈本单位兼职档案员报名参会情况。同时，也欢迎各单位档案工作分管领导参加会议。 具体培训事宜将通过南开大学档案工作微信群另行通知。

联系人：李老师 23505129

附件1《档案工作人员信息统计表》

档案馆

2026年9月15日