第一条 档案借阅工作是档案利用的基本形式，为充分发挥馆藏档案的作用，维护馆藏档案安全，根据《普通高等学校档案管理办法》，制定本规定。
第二条 本馆馆藏档案的利用对象为在校师生及广大校友。
第三条 一般档案利用办法：
1. 本校人员持本人有效身份证件（身份证、工作证、学生证、一卡通），可查阅南开大学公开发布的文件（包括南发字、南党、南党发、南办发）。
2. 校内各部门查（借）阅本部门归档档案，档案查阅人需出具盖有本部门公章的同意查（借）阅证明，及本人有效身份证件。
3. 校内各部门因工作需要跨部门查阅档案，需填写《南开大学跨部门查阅档案证明单》（见附件一），经立卷部门同意后方可查阅。各部门不得跨部门借阅档案。
4. 校外单位查阅本馆档案，需填写《南开大学校外单位利用本校档案查阅单》（见附件二）。由学校相关部门申请，经相关部门领导、立卷部门领导同意后，报档案馆馆长批准后方可查阅。
5. 国家公安、司法机关需查阅与师生有关信息，应到学校保卫处工作备案后，出具本单位介绍信和查阅人有效身份证件。
6. 南开大学毕业生查阅个人学籍等材料，需提供查阅人的有效身份证件。委托他人办理的，办理人员需出示有效身份证件。本馆档案证明只出具1份。
7. 国外（境外）人员利用档案的，须经过学校外事部门及相应立卷部门的同意，由外事部门报请并经主管外事的校领导批准，经档案馆馆长同意，填写《国外（境外）人员档案查阅单》（见附件三）。查阅人需出示本人的有效身份证件（护照）。
第四条 特殊档案利用办法：
1. 校内部门查阅党委常委会记录，需经该部门分管校领导（党委常委）签字批准；查阅校长办公会记录，需经该部门分管校领导签字批准。
2. 查阅带有密级的文件，须由学校办公室出具准许查阅的证明，且不得拍照或复印。
3. 查阅学校各单位党政会议记录，须出具立卷单位主要领导签字盖章的介绍信。
4. 南开大学土地使用权证一般不外借，特殊情况必须借出的，需向学校申请，经主管基建和档案工作的校领导同时批准。
5. 查阅会计档案，需提供财务处开具的《南开大学会计档案查阅单》。
6. 查阅科研成果档案，科研课题负责人需出示本人身份证明；校内部门或非课题负责人须出示学校科技处或社科处同意查询的证明。
7. 学校后勤保障部门查阅基建档案，需出具本单位的查阅证明。
8. 凡向本馆移交、捐赠、寄存档案的单位和个人，对其档案享有优先利用权，并可对档案中不宜公开部分提出限制利用意见。他人查阅非公开捐赠档案的，需经捐赠人本人或家属的同意。
9. 因亲属关系公证查阅人事档案，查阅人需出示身份证，只复印“履历表”的相关页。
10. 查阅1949年以前馆藏档案的，需经档案馆馆长批准。
11. 在《案卷备考表》对案卷阅览人员有特殊限定说明的，按限定说明办理。
第五条 档案信息保护：
1. 档案阅览人员须在指定的地点阅览档案材料，不准将档案材料擅自带离规定的阅览场所。
2. 档案阅览人员应只阅读规定许可范围内档案材料，未经许可，不得擅自阅读规定范围以外的档案材料。不同档案阅览人员之间，禁止私自交换阅览各自所利用的档案。
3. 出具学籍、工资等证明，涉及非查阅人信息的，对非查阅人信息进行遮盖。
4. 特种珍藏档案不提供查阅及借阅服务。
第六条 档案的公布。
1. 学校档案的公布，由学校档案馆负责统筹，须经档案馆、相关立卷部门负责人，及档案工作主管校领导批准。
2. 本校校史研究部门因研究学校历史需要摘录、复制及公开未开放档案的，需经档案馆馆长同意，与档案馆商定具体公布办法及形式，并报档案工作主管校领导批准。
3. 校外单位或个人因研究或宣传等工作，需人复制、摘录本馆未开放档案的，需经档案馆馆长同意，报档案工作主管校领导批准。并需与档案馆签订协议，对复制、摘录的档案公布形式作出约定。
4. 涉及国家秘密、专利或者技术秘密、个人隐私及规定限制利用的档案，不得以任何形式公布。 南开大学档案馆
2018年5月
