库房管理规定

当前位置: 首页>>保管利用>>库房管理规定
南开大学档案馆档案库房管理规定

第一条、 为进一步加强和规范学校档案工作管理,根据《中华人民共和国档案法》、《普通高等学校档案管理办法》和《档案库房技术管理暂行规定》,制定本规定。

第二条、档案库房是档案资料保护和贮存的重要基地,本馆所有档案库房设专人管理,均由保管利用科负责(特殊库房管理按有关规定执行)。

第三条、 档案进出库房,要建立严格的登记和检查制度,包括档案入库,库存档案调出及日常的借阅、归还。库房管理人员要对新接收入库档案和借阅归还档案进行严格检查,对有虫蛀、发霉、损毁及其它问题的档案须经科学处理后方可入库。

第四条、为保证实体档案安全,只有档案管理人员可以进入库房。外来查档人员不得进入库房自行查阅。如因工作需要进入库房的,须经档案馆领导批准,且由库房管理人员陪同。

第五条、外来查档人员原则上不接触档案原件,由我馆工作人员进库房查阅后提供复印件或电子版。

第六条、档案管理系统作为档案利用服务工作平台,仅供馆内工作人员使用,外来人员不得自行查阅,确保档案信息安全。

第七条、档案库房作为档案存放处所,不得作为电影、电视、报刊等新闻媒体的拍摄之用。

第八条、为尽量延长档案载体的寿命,档案库房管理人员应利用现有技术设备,保持库房温湿度符合国家规定的标准。库房内应注意拉好窗帘,防止强光进入。

第九条、库房内严禁吸烟,禁止一切损害档案材料的物品及无关物品入库房。在档案库房内定期投放杀虫防霉药物或通过有关设备,对库房进行杀菌、消毒,防止档案生虫、发霉。

第十条、库房内密集架和档案柜应统一编号,排列有序,便于档案的上架、入柜和利用。档案材料在库房内的排放应尽量做到科学、有序,充分利用现有的档案库房空间,不得堆放档案。

第十一条、档案利用接待人员应在下班前关好库房门窗,切断照明、密集架等电源。

第十二条、定期对库房进行打扫,保持库房清洁无尘。

第十三条、定期对库房防火、防盗设施运转情况进行巡查,发现隐患或问题向馆领导报告,并及时维修。

南开大学档案馆

2018年10月