各学院、机关部处及直属单位： 

为了加强学校档案部门的业务建设，保证档案馆所接收的档案真实、全面地记录学校发展的历史，各单位在从事招生、教学、科研、管理等活动直接形成的对学生、学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式、载体的历史记录都应该作为档案集中保存于档案馆。《南开大学文件材料归档范围和保管期限表》将确定学校各单位文件材料的归档范围，明确各单位立档分工，避免重复立卷；此表的制定保证学校档案能够应归尽归，应收尽收，能够全面记录学校各项工作，为反映学校全貌与学校发展过程提供基础保障。 

档案馆根据《高等学校档案实体分类与高等学校档案工作规范》以及各单位职责，分部门拟定了《南开大学文件材料归档范围和保管期限表》（征求意见稿），涉及党政（DZ）、教学（JX ）、科研（KY）、基建（JJ）、出版（CB）、外事（WS）、人物（RW）、财会（CK）、实物（SW）、声像（SX）、光盘（GP）、资料（ZL）十二个档案类目。请各单位对本部门的归档范围进行审阅并提出意见，积极配合做好《南开大学文件材料归档范围和保管期限表》的修订工作，现就有关事项通知如下： 

一、修订工作要求 

1、高度重视，充分认识修订工作的重要性。修订后的《南开大学文件材料归档范围和保管期限表》将成为今后各单位归档工作的重要指导性文件，各单位要本着对学校、社会、历史负责的态度，把修订工作作为本单位的一项重要基础性工作认真抓好。 

2、科学论证，正确界定文件材料归档范围。各单位在进行具体修订时，对本单位的工作职能所产生的全部文件材料以及上级来文和其它外来文，立足于本单位主要工作职能、自己形成文件材料、主办活动及文件材料查考利用价值进行充分讨论研究，将其保管利用价值的文件材料纳入归档范围。确定的归档范围要能全面、准确地反映学校和本单位的主要职能活动情况，真实体现学校建设、发展的历史。 

3.准确划分档案保管期限 

确定保管期限的原则要求如下： 

永久 反映本校主要职能活动（人才培养、科学研究、服务社会、文化传承）和基本历史面貌的；对本校、国家建设和历史研究有长远利用价值的档案和反映教职工、学生切身利益的文件材料；在履行主要职能中产生的规定性、制度性的文件材料 

长期（10年至30年） 反映本校和职能部门工作活动，在较长时间内有查考利用价值的文件材料；执行规定、制度形成的大量重复性的、事务性的结果的文件材料。 

短期（10年以下） 在较短时间内对本校有参考利用价值的文件材料（此类文件材料作为资料留存本单位备查）； 定期保管 对于特殊行业档案，如会计档案，按国家主管部门明确的保管年限实行。 

二、各单位修订工作安排 各单位兼职档案员具体负责此表修订工作。

第一，在档案馆网站“相关下载”下载《南开大学文件材料归档范围和保管期限表》（征求意见稿）；

第二，根据本单位实际工作情况，组织安排对征求意见稿进行充分论证、仔细修改；

第三，于2015年6月30日前将附件：各单位归档范围和保管期限表修订意见表（纸质件签字盖章）交档案馆收集指导科，并附相应电子文档（电子稿发送档案馆邮箱dag@nankai.edu.cn）。 

档案馆根据各单位反馈的修订稿，再进行全面修改定稿，最后形成《南开大学文件材料归档范围和保管期限》（草案）。经相关领导签发后，最终以学校公文形式公布。 

联系人：卫维平 杨丽霞 

电 话：23505129 

档案馆收集指导科

2015.04

附件：

归档范围和保管期限表修订意见表.docx