利用各类档案需出示有效证件并履行相关手续，有效证件指：证明信、介绍信、身份证、工作证、学生证、军官证等。利用涉密档案须按学校相关保密规定办理。

1.查阅：

本校各部门工作人员因工作需要查阅本部门归档的案卷，需出示本人工作证。本校各部门工作人员需查阅非本部门归档的案卷，需出具该案卷归档部门同意利用的证明，并出示本人的工作证。在证明中应标明同意利用案卷的范围。

本校人员查阅校内公开下发的南党、南党发、南发字、南办发文件、党委常委会纪要、校长办公会纪要等，出示本人工作证、学生证即可。

国内非本校人员利用本校形成的档案，需出具档案立卷归档部门同意查阅的证明，证明中应注明允许查阅的范围。限在档案馆内查阅，并需填写《校外人员利用档案申请审批单》，报请馆长批准。

境外人员利用本校形成的档案，需征得档案形成部门的同意，到档案馆填写《校外人员利用档案申请审批单》，经馆长同意，报请校长批准。

2.借阅：

只有本校工作人员由于工作需要，才能借阅本部门立卷归档的案卷。借阅档案人员需出具本部门借阅档案的证明，并注明借阅档案的范围。