利用各类档案需出示有效证件并履行相关手续，有效证件指：证明信、介绍信、身份证、工作证、学生证、军官证等。利用涉密档案须按学校相关保密规定办理。

利用馆藏档案寻访亲友的，需出示本人身份证明，说明被寻访人的姓名、在学时间、与寻访人的关系，并填写《校外人员利用档案申请审批单》，报请馆长批准。

境外人员利用档案，需由学校外事部门出具证明，证明中需注明利用档案的目的及内容范围。

为了保证档案的安全，在不能确认查访人身份的情况下，不接受电话查询。确实不能到馆查阅档案的，可来函查询，函内需提供相应的有效证明。