利用各类档案需出示有效证件并履行相关手续，有效证件指：证明信、介绍信、身份证、工作证、学生证、军官证等。利用涉密档案须按学校相关保密规定办理。

组织、人事部门的工作人员由于工作需要查阅人事档案，需出示工作证。非组织、人事部门的人员由于工作需要查阅人事档案，需出具组织、人事部门的证明，证明中应注明利用档案的范围。

校外单位的外调人员利用人事档案，需出具该人员所在单位的外调证明函。

需要证明个人履历、个人及家庭基本情况而查阅人事档案的，需出具查阅人所在单位的证明，没有单位归属的人员，需出具所在居委会的证明，证明中应说明利用档案的目的与范围，并出示个人的身份证明。