利用各类档案需出示有效证件并履行相关手续，有效证件指：证明信、介绍信、身份证、工作证、学生证、军官证等。利用涉密档案须按学校相关保密规定办理。

1.查阅：

学校外事部门工作人员由于工作需要查阅外事档案，需出示其工作证。本校其它部门工作人员查阅外事档案，需出具学校外事部门的证明，证明中应注明利用档案的范围，并出示本人的工作证。

校外人员利用外事档案，需出具学校外事部门的证明，证明中应注明利用档案的范围，并出示本人的身份证明。

2.借阅：

学校外事部门工作人员由于工作需要借阅外事档案，需出具外事部门的证明。