利用各类档案需出示有效证件并履行相关手续，有效证件指：证明信、介绍信、身份证、工作证、学生证、军官证等。利用涉密档案须按学校相关保密规定办理。

1.查阅：

基建档案立卷归档部门的工作人员由于工作需要查阅基建档案，需出示身份证明。本校其他部门的工作人员查阅基建档案，需出具立卷部门同意利用的证明。

校外人员查阅基建档案，需出具相应基建档案立卷部门同意利用的证明，并填写《校外人员利用档案申请审批单》，报请馆长批准。

2.借阅：

基建档案立卷归档部门借阅基建档案，需出具本部门的证明，并出示借阅档案人员的工作证。证明中需注明借阅档案的范围。

校内其他部门利用基建档案，需出具立卷归档部门同意借阅的证明，证明中须注明借阅档案的范围，并出示借阅档案。