利用各类档案需出示有效证件并履行相关手续，有效证件指：证明信、介绍信、身份证、工作证、学生证、军官证等。利用涉密档案须按学校相关保密规定办理。

1. 利用印章档案

馆内利用：

本校人员由于工作需要利用本部门或学校相应管理部门已废弃的印章，需出具本部门的证明，证明中注明利用印章的名称及利用目的。由档案工作人员指导，在指定位置盖章，用毕由档案工作人员收回。

馆外利用：

本校人员由于工作需要出馆利用本部门已废弃的馆藏印章，需出具本部门借出印章的证明，证明中应注明借用印章的名称及利用目的。

2.其他实物档案的移出

由于工作需要，实物档案需要移出馆外利用，且不再归还档案馆的实物档案，需由申请移出的部门出具证明，证明中注明移出档案的名称、数量等内容，报请档案馆馆长批准，并在《档案移出登记册》上登记后，方可将实物档案移出馆外。