预立卷（材料的形成与积累）→整理立卷（组卷）→归档验收
一、预立卷（平时归卷）
1、学校各院、系、所、中心、部、处、工会、团委和直（附）属部门等实体单位，均为立卷部门。
2、各立卷部门的文书处理人员或兼职档案员，在平时应严格按学校公文处理制度做好文件材料的收集工作，将办理完毕的文件，根据文件材料预立卷类目随时分类存放。
二、整理立卷（组卷）
1、立卷原则
文书处理部门立卷应按问题、时间、重要程度和文件材料的自然形成规律，保持其有机联系，适当照顾保存价值，分类组卷，以能准确、全面反映学校真实面貌和部门的主要职能活动，便于查找利用为原则。
2、文件按年度或问题进行立卷分类
①分年度：将文件按其形成或针对的年度分开。
跨年度的请示与批复，归入批复年度；跨年度规划、计划，一般可归入文件内容针对的第一个年度； 跨年度的总结、报告，归入文件内容针对的最后一个年度。
②分问题：将文件按其内容所反应的问题、事件分开。
3、以问题为主进行立卷组合
①学校管理和业务活动形成的文件、材料，按单一问题组合。
②工作计划、总结等文件，按责任者或名称组合。
③会议文件，按会议的届次组合。
④统计、报表、名册等，按照名称组合。
⑤简报按名称或期号组合。
4、卷内文件材料按重要程度或时间顺序排列
①批复在前，请示、报告在后。
②结论性材料在前，依据性材料在后。
③其他文件材料按时间顺序排列。
5、组卷的页数要求 （档案盒分为1公分和2公分两种）
①对组成的案卷中文件页数要求是，一般不超过200页。
②对同一问题文件数量较多的可酌情适当分卷。
③对问题单一文件页数少的可将几个相近问题组成一个综合卷。
6、拆除卷内文件中的金属物，在装订线以外有字迹的文件或尺寸不一的以及破损文件材料要进行加边或修补。
7、编页号
①卷内目录、备考表均不编页号。
②卷内文件单面或双面只要有书写文字，均应编写页号。
③页号位置标在每页材料非装订线一侧的下角。
8、卷内目录
①卷内目录位于卷内文件之前,目录需录入南大之星档案管理系统后再打印。
②一级目录：档案所属年度；
全宗号：“2”；
实体分类号：a.党政管理类档案（本部门的管理性文件材料；针对南开大学的上级来文）填“DZ-所属年份”，如：DZ-2009；b.资料类档案（普发性的上级来文）填“ZL-所属年份”，如ZL-2009；c. 外事类档案填“WS-所属年份”，如WS-2009；d.实物类档案（签字簿、纪念章、书画、奖励证书、奖杯、奖状、奖牌、奖旗）填“SW-所属年份”，如SW－2009；e.光盘类档案填“GP-所属年份”，如GP-2009；其他类档案依此类推。
③文件案卷号及件号：指在案卷中的文件号，是这份文件在案卷中的位置，它是一个顺序号。它的格式是：案卷号.文件号。例如我们有一份文件它的文件案卷号及件号为1.0001他所表示的就是它是案卷号为1中的第一份文件，如果是案卷号为1的第19份文件则为1.0019,这是我们系统中输入文件时文件案卷号及件号输入的标准格式。在小数点后为4位数字。
④保管期限：根据《归档范围和保管期限表》确定。
⑤题名：即文件标题，一般照实抄录。自拟标题，外加“[ ]”号。
⑥责任者：形成文件的单位或对文件负有责任的署名者。
⑦文号、图号：文件制发机关的发文字号。 如“南办发[2009]9号”，注意中括号为英文输入法情况下的半角输入。
⑧日期：文件的形成时间，如20091008。
⑨页数：卷内每份文件的实际页数。
⑩归档单位：部门名称；获奖时间：上机录入的时间，如2009年1月1日即为“20090101”；输入员：上机著录者姓名。
9、填写卷内备考表（可网上下载样式或从南大之星档案管理系统导出）
①卷内备考表位于卷内文件之后，必须用碳素或蓝黑墨水填写。
②本卷情况说明：记述案卷立好后发生或发现的问题。
③立卷人：由组成本卷的责任者（档案员）签名。
④检查人：由对案卷质量进行审核的责任者（部门档案主管）签名。
⑤立卷时间：填写立卷的时间，年、月、日。
10、装订
将案卷采用三孔一线法单独装订，不与卷盒订在一起。
11、填写案卷目录
①案卷目录必须录入南大之星档案管理系统。
②一级目录：档案所属年度；全宗号： “2”。
③实体分类号：a.党政管理类档案（本部门的管理性文件材料；针对南开大学的上级来文）填“DZ-所属年份”，如：DZ-2009；b.资料类档案（普发性的上级来文）填“ZL-所属年份”，如ZL-2009；c. 外事类档案填“WS-所属年份”，如WS-2009；d.实物类档案（签字簿、纪念章、书画、奖励证书、奖杯、奖状、奖牌、奖旗）填“SW-所属年份”，如SW－2009；e.光盘类档案填“GP-所属年份”，如GP-2009；其他类档案依此类推。
特别说明：实物类档案以件为单位归档，一件实物组成一卷。
光盘类档案按事由或专题一张组成一卷归档。
④保管期限：根据《归档范围和保管期限表》确定。
⑤案卷号：根据部门当年成卷的数量自拟顺序号。
⑥责任者：形成文件的单位或对文件负有责任的署名者。
⑦案卷标题：要求简明确切，结构完整。应当准确概括卷内文件主要责任者、内容、名称（文种）。
⑧起止日期：案卷内文件的最早和最晚的时间。如：2009年01月21日至2009年12月05日。
⑨页数：案卷内文件的总页数。
⑩归档单位：部门名称；获奖时间：上机录入的时间，如2009年1月1日即为“20090101”；输入员：上机著录者姓名。
三、归档验收
1、归档时间：
①党政管理类档案和能按年度归档的档案应在次年6月底前归档；
②教学档案和能按教学年度归档的档案在次年暑假前归档，其中研究生学位论文及评审材料在学生答辩后两个月内归档；
③科研、基建项目和专题等成套性档案，在项目完成通过鉴定验收后两个月内归档；
④随时移交上级规定应当移交的档案。
2、归档验收：移交档案时，交接双方当面检查，档案馆根据档案整理规范进行验收。
3、移交手续：档案移交档案馆时必须事先填写档案移交目录（网上下载样式）或者从南大之星档案管理系统导出，打印一式两份，交接双方履行签字盖章手续。
